Anbudsspecialistens olika arbetsuppgifter

I takt med att upphandlingen har ökat tonvikten på budgivning har branschen utvecklats i snabb takt. Denna tillväxt har dock lett till svårighet att lämna in anbud. Anbudsspecialist har ansvaret att besätta ert behov med en anbudsansvarig.

Vad gör en anbudsansvarig (sk. bid manager)?

Denna är ansvarig för att hantera hela eller delar av anbudsinlämning från start till kontraktstilldelning. Arbetsuppgifterna delas upp i strategiska och operativa.

Strategiska uppgifter

- Dialog med upphandlande enheter/myndigheter

- Juridisk granskning av befintliga underlag

- Strategi samt planering

- Analys av prisutveckling

- Konkurrent identifiering

- Riskhantering

- Utveckling av förslag

- Hantering kundrelationer vid upphandling

Operativa uppgifter

Anbudsansvarig övervakar anbudsprocessen och är den som tar det yttersta ansvaret för att ta fram och leverera kvalitetsanbud i tid och inom dina företags rimliga förmåga.

För att visa vilken typ av ansvar som en anbudsansvarig har det operativa arbetet indelar i olika jobbrollen inom 12 nyckelområden. Som kund, kan ni välja vilka nyckelroller ni behöver hjälp med.

1. Anbudsförberedande:

Anbudsansvarig börjar med upprättandet av anbudshandlingar och krav. För anbudsansvarig innebär detta:

2. Definiera syste och omfattning Läsa Request for Proposal (RFP)/Anbudsinfordran (ITT)/specifikation för att tydligt definiera upphandlingens omfattning

3. Svar på innehåll i anbud

Hjälp er att få checklista på krävda tekniska krav, leveransscheman, villkor, utvärderingskriterier och annan relevant information.

4. Dialog med upphandlande myndigheten/enhet

Delta i RFI (Request for information) för att få ytterligare information och marknadsföra er lösning på bästa sätt i ert anbud.

5. Bevaka annonserade upphandlingar

Proaktivt identifiera budgivningsmöjligheter som är i linje med er marknad. Anbudsspecialist bevakar samtliga offentliga upphandlingsportaler, såsom OPIC (http://www.opic.se) , branschspecifika plattformar och nätverka med inköpsproffs för att hjälpa till att upptäcka relevanta anbudsmöjligheter.

6. Intern kommunikation

När möjligheter har identifierats kommer anbudsansvarig att kommunicera med de givna personer som ansvarar för anbud. Kräven presenteras för ansvariga och därmed säkerställa att ni har en klar förståelse för anbudskraven. Ni kan därefter välja om ni ska lämna anbud eller ej.

7. Framtagande av anbud samt anbudsinlämning

Önskar ni lämna anbud kommer anbudsspecialist ta fram ett övertygande bud som visar upp ditt företags expertis och skrivningar som ger ert företag värde. Anbudsspecialist behöver er hjälp för att ta fram och noggrant utforma konkurrenskraftiga budsvar.

8. Granskning av anbud

Anbudsspecialist har öga för detaljer, följer riktlinjerna för inlämning och har alltid som mål att lämna det bästa anbudet inom den angivna tidsramen. Samtliga anbudsspecialister besitter denna kritiska färdigheter. För anbudsspecialist är det avgörande att ha en grundlig förståelse för utvärderingskriterierna och hur ert anbud kommer att bedömas. Genom att aktivt engagera sig med upphandlande myndighet/enhet med eventuella förfrågningar eller förfrågningar om förtydligande, förbättra vår chans att lyckas med affären.

9. Anbudutvärdering:

Efter att ha överlämnat ert bud samt att anbudstiden har gått ut, utvärderar upphandlande myndighet/enhet mottagna bud. Efter tilldelningsbeslutet kan anbudsspecialisten utvärdera resultatet och eventuellt efterfråga samtliga anbuds för att sammanställa resultat. Vid bristande utvärdering kan anbudsspecialisten hjälpa till med granskning och överprövning av tilldelat beslut.

10. Förhandling och kontraktstilldelning:

Om ni är de utvalda kan anbudsspecialisten deltar i förhandlingsdiskussioner samt kontraktstecknande. Detta inkluderar att diskutera villkor, prissättning, leveransscheman och andra avtalsaspekter för att nå ömsesidigt fördelaktiga överenskommelser.

Anbudsspecialisten skapar sig alltid en klar förståelse för ditt intresse kommer på err effektivt kommunicera detta till upphandlande myndighet/enhet.

11. Kontraktsuppfyllelse:

Anbudsspecialisten jobb sträcker sig bortom kontraktstilldelning. När ett kontrakt väl har tilldelats, innebär detta även fullgöra av kontraktsförpliktelserna noggrant. Det kräver att varorna eller tjänsterna levereras i enlighet med de överenskomna villkoren, uppfyller kvalitetsstandarder, följer leveransplaner och upprätthåller öppen kommunikation med köparen för att lösa eventuella problem eller problem som kan uppstå under avtalsperioden. Anbudsspecialisten kan bl.a. hjälpa er med avtalsgenomgång med myndigheten som avtalspart eller hjälpa er med de förändringar som myndigheterna önskar av er.

12. Bygga relation

Anbudspecialist kan även ansvara för att bygga och upprätthålla en positiv relation med myndigheten/enheten. Detta är viktigt eftersom att utveckla ett rykte för pålitlighet, professionalism och utmärkt service kan öka dina chanser till framgång i framtida anbudgivningar. Genom att regelbundet engagera sig myndigheten/enheten, söka feedback och aktivt ta itu med deras behov och problem, kan anbudsspecialisten vara ett ovärderligt verktyg för att bidra till att främja ett starkt och varaktigt samarbete.

Anbudsspecialisten debiterar per timme och det gör det enklare att välja efter behov.